Pilne skrzynki i teczki

2023-11-222023-11-22 by admin

Jeżeli ktoś zajmuje się rzeczami, które zajmują nie mniej niż tydzień lub miesiąc, a bardzo często rok, skrajnie nawet dekadę to jakaś forma optymalizacji czekania na sprawy o nieokreślonej dacie zakończenia wymusza aby było wystarczająco tyle, żeby nie spędzić życia na czekaniu.

Ludzie mylnie sądzą że jestem przeładowany projektami, podczas gdy ja mógłbym być co najwyżej przeładowany czekaniem na prace w projektach, których data zakończenia jest nieznana, a które jednocześnie są kompletnie niezależne od mojego osobistego wkładu. Nieznana data kolejnych prac jest tutaj kluczowa, bo czekanie mogło by mnie właśnie szybko przeładować. Wiele osób nie ma problemu ze spędzaniem życia na czekaniu na pomniejsze i większe wydarzenia, ale ja akurat z jakiegoś powodu zawsze widziałem problem w spędzeniu życia na czekaniu na cokolwiek ważnego.

Również ja muszę czekać, bo chyba nie lubię i nie potrafię ponaglać, chociaż czasami sam również nie potrafię się powstrzymać. Na pewno nie chcę spędzać dni na ponaglaniu spraw. Żeby nie spędzić życia na czekaniu, spraw musi być tyle, aby czekanie na postęp w jednym projekcie wypełnić pracą nad innym projektem, czego nauczyłem się doskonale, choć w ogromnych bólach prowadząc swoją działalność gospodarczą jeszcze jako nastolatek. Czas przestoju to czas pewnych strat, na które wówczas nigdy nie było mnie stać.

Rozumienie tej jednej zależności być może zdefiniowało sposób w jaki prowadzę życie. Całkiem możliwe, że kiedy sam zrozumiałem, że nie stać mnie na przestoje – te w projektach zdefiniowało moje rozumienie przestojów w życiu. Zdefiniowało nie tylko to, w jaki sposób odnajduję się w pracy, ale również sposób w jaki odnajduję się życiu, a nawet w prywatnych związkach. Całkiem możliwe, że rozumiejąc znaczenie przestojów udało mi się znaleźć rozwiązanie eliminujące przestoje w różnych aspektach życia. Jak zwykle jednak znalezienie rozwiązania oznaczało że rozwiązanie jednego problemu generuje potencjał innego.

To dość powszechne że wszyscy staramy się znaleźć wypełnienie czasu czymś produktywnym kiedy czekamy na coś, co nie wiadomo kiedy w ogóle nastąpi. Konkretne rozwiązanie problemu kosztów generowanych pomimo czekania poprzez wypełnienie czasu przestoju innymi projektami na pewno powoduje taki problem, który polega na tym że po pewnym czasie, wszystkie projekty w końcu wracają tylko po to żeby okazało się że muszą czekać …na mnie.

Nigdy nie potrafiłem komunikować mojego rozwiązania innym, bo zawsze byłem głęboko przekonany że sposób jest oczywisty, podobnie jak dzisiaj piszę o rzeczy oczywistej dla wszystkich. Wykształcane w bólach metody lepszego planowania równoległych projektów i ciągłego oczekiwania – okazują się jednak często zupełnie obce większości osób, które planują swoje prace według jakiegoś uznania i pod wpływem chwili. Wszyscy chcemy aby nasze sprawy traktować priorytetowo, ale jeżeli suma wszystkich naszych oczekujących projektów przekracza nasze możliwości, to każda chwilowa lub uznaniowa często prowadzi jedynie do zażegnania kryzysu w jednym obszarze i powstania zupełnie nowego kryzysu w innym obszarze.

Obiektywizowanie procesu planowania przez kogoś posługującego się zewnętrznym procesem planowania prowadzi do niezrozumienia, jakiego doświadczamy chociażby w sklepie lub u lekarza, gdzie takie zobiektywizowane metody planowania prac istnieją od zawsze. Każda, nawet pobieżna, rozmowa z uczestnikami kolejki uzmysławia nam jednak, że nikt nigdy nie rozumie dlaczego w niej stoi. Tak naprawdę trudno jest nam pogodzić się, że nasze sprawy zostały przez kogoś umieszczone w takiej lub innej kolejce i stąd płynie frustracja osób które są lub chociażby czują, że znajdują się w jakieś kolejce lub jakimś systemie kolejkowania.

Niektóre systemy kolejkowania przekraczają nasze intuicyjne rozumienie, choć mają głębokie matematyczne podstawy, czego dowodem są relacje pasażerów, którzy nie zmieścili się w samolocie mimo wykupionego biletu, albo klienci hotelu którzy nie znaleźli zarezerwowanego pokoju. Trudno nam zrozumieć sposób organizacji kolejki szczególnie wtedy gdy kolejka, w jakiej się znaleźliśmy nie uwzględnia naszych indywidualnych potrzeb i sytuacji, mimo że ciężko spodziewać się przecież, że w każdej sytuacji my i nasze sprawy będą dla każdego jedynym priorytetem.

Trudno zresztą żeby każda kolejka była dostosowana do naszych indywidualnych potrzeb i sytuacji, chociaż wiele osób uwzględnia wyjątki dla kobiet w ciąży albo osób starszych. Niezależnie od tego gdyby każdy z nas zawsze uwzględniał te indywidualne potrzeby, doprowadziłoby to w wielu przypadkach jedynie … do utworzenia osobnych kolejek dla kobiet w ciąży i osób starszych – podobnie jak dodanie kolejnych pasów ruchu najczęściej nie rozładowuje żadnych korków, a jedynie powoduje ich inne rozłożenie lub wręcz ich natężenie.

Nie lubienie ponaglania czy innego domagania się pierwszeństwa w takiej lub innej kolejce powoduje, że sam nie potrafię również reagować na ponaglanie. Najczęściej nie reaguję na ponaglanie wcale, bo nie tylko nie potrafię na takie zareagować, ale ostatecznie zbyt często nie potrafię takiego już nawet dostrzec. Jeżeli już dostrzegam, to ponaglenia również kolejkuję w jednych skrzynkach lub innych teczkach – tylko po to aby oddać im w jakiś sposób należny szacunek. Tak naprawdę trudno mi to w ogóle uzasadnić.

Również ku mojemu własnemu zaskoczeniu z czasem nie tylko nie potrafię reagować na ponaglenia, ale nawet nie potrafię już nawet ich zapamiętać, co jest szczególnie niebezpieczne. Mimowolnie wykształciłem nawyk ignorowania ponagleń, a także wszelkich powiadomień. Bezpośrednia reakcja na ponaglenie lub powiadomienie powoduje we mnie wyrzuty sumienia związane z wybiciem się z nawyku, przyjętego rytmu pracy lub założonego planu pracy.

Próby dotarcia do mojej uwagi różnymi, często sprytnymi kanałami odbieram jako manipulację, czy też formę wymuszenia, szczególnie jeśli zauważam lub doceniam złożoność mechanizmów prowadzących do mojej uwagi. Niektóre próby dotarcia są systemami nakierowanymi na naszą uwagę, bo w dzisiejszych czasach czyjaś uwaga to realna waluta. Niektóre systemy czy konkretne próby wymagają ogromnej finezji, albo ogromnej inwencji. Często próby dotarcia do mojej uwagi wymagają po prostu dużego nakładu pracy lub emocji.

W skrajnych przypadkach dochodzę do wniosku, że czyjaś frustracja jest szczera. Wiem, że wiele osób znajduje wręcz uspokojenie w fakcie że rzuciłbym pożar po to żeby gonić czyjeś ciasteczko – tylko dlatego że nie może pogodzić się z faktem, że ich “ciasteczko” zawsze będzie mało istotną sprawą w sytuacji gdy gdzie indziej faktycznie nieustannie wybuchają prawdziwie wielkie “pożary”. Frustracja ciągłego znajdowania się na końcu kolejki przekłada się oczywiście na tego, kto decyduje o kolejności spraw w kolejce i w pewnym momencie przeważa nad rozsądkiem dostrzeżenia nawet oczywistego pożaru.

Wydaje mi się oczywiste, że nie wszyscy rozumieją, albo uważam że nie wszyscy szanują fakt, że uwaga w dzisiejszych czasach kosztuje i przekłada się na konkretne zyski. Wiele osób po prostu “rozpycha się” torując drogę dla swojego komunikatu i swoich priorytetów. Wymuszenie mojej uwagi wymaga od wszystkich znajdujących się w sytuacji przeciążenia – jakiegoś porzucenia jednych priorytetowych spraw na korzyść innych priorytetowych spraw. Co do zasady oczywiście uważam, że byłoby niedobrze gdyby okazało się że odbywa się to na korzyść spraw kogoś, kto okazał się jedynie tylko na tyle sprytny, aby znaleźć sposób na to żeby mnie lub moich bliskich zaangażować.

Jak zatem radzić sobie z tymi wyzwaniami? Kluczem jest znalezienie równowagi pomiędzy ilością projektów, nad którymi pracujemy, a naszą zdolnością do skutecznego ich zarządzania. Ważne jest, aby nie przyjmować na siebie zbyt wielu zobowiązań, ale także umieć efektywnie wykorzystać czas oczekiwania na rozwój jednego projektu, pracując nad innym.

Tyle na temat teorii, ale przy znacznej różnorodności projektów, zmieniających się okoliczności ich realizacji oraz całkowitej niepewności co do przebiegu ich realizacji – żadna uproszczona teoria znalezienia równowagi nie ma szans się sprawdzić. Decydującą przeszkodą na drodze znalezienia równowagi jest również fakt, że wiele kolejnych projektów to projekty które realizuję po raz pierwszy lub wręcz takie, których nikt wcześniej nie podejmował. Osobiście nie pomaga mi oczywiście to, że takie projekty osobiście wydają mi się szczególnie atrakcyjne.

Warto rozwijać umiejętności komunikacyjne, szczególnie w zakresie delegowania zadań i współpracy z innymi, czego pewną manifestacją jest zresztą ten artykuł. Trzeba uczyć się być elastycznym i reagować na zmiany, ale także umieć wyznaczać granice i priorytety, co pozwoli uniknąć katastrofy w czasach, w których wszyscy doświadczamy permanentnego przeciążenia.